O mundo muda a cada instante e a cada mudança cada vez mais tudo se acelera e nos exige mais e mais velocidade. Isso acontece em todas as áreas, principalmente quando falamos de negócios e gestão empresarial. O tempo precisa ser otimizado e se faz necessário agora a Automatização de Processos com RPA (Robotic Process Automation).
O que é Automatização de Processos?
Automatização de Processos (RPA) é tornar operacional um processo que antes era executado manualmente, utilizando, para isso, além da tecnologia, a integração de sistemas e dados. Este é um passo importante na gestão empresarial, capaz de gerar competitividade, eficiência e valor ao cliente.
Diversas vezes, utilizamos a tecnologia a nosso favor, para economizar, ou seja, otimizar o nosso tempo e esforço. Por exemplo, quando pedimos comidas pelo delivery, ou solicitamos um transporte por aplicativo. Em uma simples comparação, a automatização de processos poderia ser comparada a algo semelhante, porém aplicada à realidade dos negócios.
Qual o objetivo da automatização dos processos?
O principal objetivo da Automatização de Processos é melhorar o andamento do fluxo de trabalho em uma organização. Desta maneira, é possível reduzir os custos, o tempo, os desperdícios, aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar, em tempo real, todos os processos do negócio.
As atividades manuais podem ser substituídas pelas automatizadas, ou receberem apoio de softwares e sistemas utilizados para essa finalidade, em algumas das suas atividades.
Como exemplo, podemos utilizar um processo de solicitação de compra. Imagine isso sendo feito de forma “manual”. A equipe de Compras deve fazer a negociação com fornecedores por telefone ou e-mail, aguardar os retornos, encaminhar para o responsável pela aprovação dos orçamentos, localizar o centro de custos, dentre muitas outras operações, todos esses processos geram tempos longos e custos.
Agora pense que todos esses processos se encontram concentrados em um único sistema, de forma automatizada, por meio de formulários e etapas já pré definidas e desenhadas na ferramenta, todo o fluxo de compra organizacional padronizada e on-line, incluindo a fase de aprovação do orçamento, em que basta designar o responsável de cotação, com disparos automáticos a fornecedores; a avaliação da viabilidade técnica, por regras de negócio pré definidas; negociação de valores, a partir das regras de custos; homologação; recebimento do pagamento; e contratação.
Qualquer colaborador que tenha acesso ao sistema pode acompanhar o andamento do processo e atuar sobre ele. Isso evita erros e acelera a execução das atividades, dentre outros benefícios.
10 vantagens de implantar um sistema de automatização de processos?
- Redução de custos, um dos principais benefícios da automatização de processo aliada ao BPM (Gestão de Processos de Negócios), pois é possível identificar os gastos desnecessários em cada atividade e eliminá-los.
- Padronização da operação, garante uma maior qualidade nas entregas, seguindo as regras do negócio, que também podem ser automatizadas, conforme as orientações dos gestores.
- Controle do desempenho, através do estabelecimento de indicadores de desempenho e a configuração destes de forma automática para propiciar seu cumprimento. Tornando possível gerar relatórios consolidados, ao final do processo, permitindo a tomada de decisão ser realizada em tempo real e de forma mais assertiva.
- Maior agilidade operacional, acelerando todos os processos, encurtando os ciclos de produção, eliminando repetições desnecessárias e o tempo entre as atividades. Esta otimização é ideal para quem deseja aumentar a velocidade e eficiência, já que o tempo é um dos principais indicadores de produtividade.
- Múltiplas formas de interação, através da variedade de conexões, como dispositivos móveis, portal da empresa, e-mail corporativo, sistemas legados em obsolescência e outros.
- Tarefas acessíveis a todos os atores, pois é possível distribuir as tarefas de forma automática, definindo os responsáveis pelo processo e o centro de custo abrangido.
- Facilidade de definição de prioridades, onde os gestores do processo podem determinar quais atividades são mais importantes de se executar primeiro, tornando-as visíveis aos profissionais e até bloqueando atividades de baixa prioridade.
- Rastreabilidade dos processos.
- Os processos automatizados se tornam mais fáceis de serem monitorados e rastreados, através da execução de cada processo, todos os dados ficam disponíveis, como quem executou o processo, o que fez, quando, utilizando de quais recursos etc. Facilitando também as auditorias, que conferem transparência para a organização.
- Integração com sistemas, ao ser integrado com outras plataformas e sistemas internos permite a automatização de todas as tarefas da empresa.
Como saber se a sua empresa precisa de automatização?
Respondendo essa pergunta rapidamente, a resposta seria que uma empresa de sucesso sempre precisa. Mas existem alguns indícios que mostram se há a necessidade de automatizar os processos, como:
- Ruídos de comunicação: se o setor de Compras enviou o pedido de aprovação do orçamento e não obteve resposta, isso é um sinal de que houve uma “interferência” no processo de comunicação.
- Ações desalinhadas à estratégia geral do negócio: todos os processos são modelados seguindo a diretriz da BPM, cujo foco é alinhar os processos aos objetivos estratégicos.
- Processos sem padrão: Se uma tarefa é feita fora do padrão, o sistema pode impedir sua continuidade, por exemplo.
- Dificuldade de encontrar os problemas: automatizar os processos te ajuda a localizar exatamente em qual etapa do fluxo de trabalho houve um erro.
- Tomada de decisões sem embasamento: Na automatização, é possível extrair dados e gráficos para uma análise mais profunda, ampliando o Business Intelligence da empresa.
Como pode perceber, ter os processos automatizados é muito importante para a melhoria contínua, já que torna mais fácil encontrar as falhas, corrigi-las de forma pontual e mensurar os resultados, otimizando tempo e agregando valor e qualidade aos seus serviços.
