Se você está procurando uma solução completa para gestão de conteúdo corporativo, o OnBase, da Hyland, é um nome que provavelmente já ouviu. Ele é um sistema de ECM (Enterprise Content Management) amplamente reconhecido por sua capacidade de gerenciar informações corporativas e melhorar processos. Neste artigo, vamos explorar as principais funcionalidades do OnBase e como elas podem ser aplicadas para aprimorar a eficiência de sua organização.
O que é o OnBase?
Esta é uma plataforma de ECM desenvolvida pela Hyland, uma empresa com mais de 30 anos de experiência no mercado de gerenciamento de conteúdo. A ferramenta é usada por organizações em diversos setores, como saúde, governo, finanças e educação, para gerenciar documentos, automação de processos, gerenciamento de registros, entre outros.
Principais Funcionalidades do OnBase
1. Captura e Indexação de Documentos
Com o OnBase, a captura de documentos pode ser feita de várias maneiras, como scanners, e-mails, formulários eletrônicos e até mesmo dispositivos móveis. Uma vez capturados, os documentos podem ser automaticamente indexados, tornando mais fácil encontrá-los quando necessário. Essa funcionalidade é essencial para manter uma base de dados organizada e acessível.
2. Automação de Fluxos de Trabalho
A automação de fluxos de trabalho é uma das características mais poderosas desta solução. Com ela, você pode definir regras para mover documentos automaticamente através de processos empresariais. Isso ajuda a eliminar tarefas manuais repetitivas, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Por exemplo, um processo de aprovação de faturas pode ser automatizado para que elas sejam enviadas para aprovação e pagamento automaticamente.
3. Gerenciamento de Registros com OnBase
Para muitas organizações, gerenciar registros de forma adequada é uma exigência legal. O OnBase oferece ferramentas robustas para gerenciamento de registros, permitindo que você defina políticas de retenção e destruição de documentos. Isso ajuda a garantir conformidade com regulamentos e a manter uma trilha auditável de ações relacionadas aos registros.
4. Integração com Outros Sistemas
A integração é fundamental para a eficiência operacional. A solução pode ser integrado com uma variedade de sistemas existentes em sua organização, como ERP, CRM e sistemas de RH. Isso significa que você pode acessar informações do OnBase diretamente de outros aplicativos, criando uma experiência mais fluida para os usuários.
5. Acesso Móvel e Remoto com OnBase
Em um mundo onde o trabalho remoto está se tornando cada vez mais comum, a capacidade de acessar documentos e processos de qualquer lugar é crucial. O OnBase oferece aplicativos móveis e acesso remoto via navegador, permitindo que O OnBase, da Hyland, é uma plataforma de ECM altamente versátil e poderosa, capaz de atender a uma ampla gama de necessidades empresariais. Com funcionalidades robustas de captura de documentos, automação de fluxos de trabalho, gerenciamento de registros, integração e acesso móvel, ele oferece uma solução completa para organizações que buscam melhorar sua eficiência operacional.
Se você está procurando uma maneira de gerenciar melhor seus documentos e processos, vale a pena explorar o que o OnBase tem a oferecer. Com uma base sólida de funcionalidades, ele pode ser o parceiro ideal para ajudar sua organização a alcançar novos níveis de produtividade e conformidade
