A busca por maior produtividade é uma constante em qualquer organização. Com o uso do OnBase, da Hyland, uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM), as empresas podem otimizar processos, reduzir erros e agilizar fluxos de trabalho. No entanto, para realmente tirar o máximo proveito dessa poderosa ferramenta, é necessário conhecer suas funcionalidades e implementá-las de forma eficaz. Neste artigo, vamos explorar algumas dicas para maximizar a produtividade com o OnBase.
Automatize Processos com Fluxos de Trabalho com Hyland
Uma das maneiras mais eficazes de aumentar a produtividade com o OnBase é por meio da automação de fluxos de trabalho. A automação reduz a necessidade de tarefas manuais, minimiza erros e acelera processos. Para maximizar a produtividade:
- Identifique processos manuais propensos a erros: Procure por atividades repetitivas que podem ser automatizadas, como aprovação de documentos, roteamento de formulários ou geração de relatórios.
- Defina regras claras para fluxos de trabalho: Crie fluxos de trabalho automatizados com regras e condições claras para garantir consistência e eficiência.
- Inclua notificações automáticas: Configure notificações para alertar os usuários quando uma ação é necessária, evitando atrasos.
Integre com Outros Sistemas
A integração do OnBase com outros sistemas pode aumentar significativamente a produtividade ao permitir o compartilhamento de informações entre diferentes plataformas. Algumas dicas para integrar com eficácia:
- Identifique sistemas-chave para integração: Concentre-se em sistemas que você usa diariamente, como ERP, CRM, ou sistemas de RH.
- Use APIs e conectores integrados: O OnBase oferece uma variedade de conectores e APIs para integração com outros sistemas. Aproveite esses recursos para criar um ecossistema conectado.
- Simplifique o acesso a dados: Com integração, os usuários podem acessar dados do OnBase diretamente de outros sistemas, economizando tempo e reduzindo a necessidade de alternar entre aplicativos.
Use Ferramentas de Captura de Documentos
A captura eficiente de documentos é crucial para a produtividade. Com o OnBase, você pode capturar documentos de várias fontes, incluindo scanners, e-mails e dispositivos móveis. Para maximizar a captura de documentos:
- Implemente a captura de documentos eletrônicos: Sempre que possível, utilize formulários eletrônicos para coletar dados, evitando a necessidade de papel.
- Use OCR para indexar documentos automaticamente: O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode transformar documentos físicos em dados pesquisáveis, facilitando a localização de informações.
- Defina padrões de indexação claros: Certifique-se de que os documentos sejam indexados com precisão para facilitar a busca e o acesso posterior.
Treine Sua Equipe com Hyland OnBase
Uma equipe bem treinada é essencial para maximizar a produtividade com o OnBase. O treinamento adequado garante que os usuários saibam como usar a ferramenta de forma eficaz e descubram funcionalidades úteis. Para garantir um treinamento eficaz:
- Forneça treinamento inicial e contínuo: Ofereça treinamento para novos usuários e sessões de reciclagem para usuários existentes para mantê-los atualizados.
- Crie materiais de suporte acessíveis: Disponibilize guias, tutoriais e vídeos para ajudar a equipe a resolver problemas por conta própria.
- Estabeleça uma comunidade de usuários: Incentive a colaboração e a troca de conhecimento entre os usuários para compartilhar dicas e truques.
Monitore e Analise o Desempenho
Para manter um alto nível de produtividade, é importante monitorar e analisar o desempenho do sistema e dos processos automatizados. Isso permite identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas. Para garantir um monitoramento eficaz:
- Use ferramentas de análise do OnBase: O OnBase oferece recursos de análise para acompanhar o desempenho dos fluxos de trabalho e identificar gargalos.
- Estabeleça métricas de desempenho: Defina métricas claras para medir a produtividade e compare os resultados ao longo do tempo.
- Realize auditorias regulares: As auditorias podem ajudar a identificar áreas onde os processos podem ser otimizados ou onde a conformidade precisa ser reforçada.
Maximizar a produtividade com o OnBase, da Hyland, envolve uma combinação de automação de processos, integração, captura eficiente de documentos, treinamento eficaz e monitoramento contínuo. Ao seguir estas dicas, sua organização pode tirar o máximo proveito do OnBase, aumentando a eficiência, reduzindo custos e melhorando a qualidade dos processos. Se você está procurando uma maneira de melhorar a produtividade em sua empresa, essas dicas podem ajudar a iniciar seu caminho para um uso mais eficaz do OnBase.
